Pengendalian Biaya


PENGENDALIAN BIAYA INDUSTRI   HOSPITALITY


Industri Jasa
Industri Jasa khususnya dibidang perhotelan dan culiner semakin berkembang.  Perkembangan tersebut  selalu diikuti tingginya tingkat persaingan antar industri.  Industri Hospitality merupakan industri yang terkait dengan Food Service, Lodging, Tourism and Entertainment.  Namun seringkali secara sempit dikaitkan dengan industri perhotelan.
Operasional industri hospitality pada umumnya padat karya atau menggunakan banyak tenaga kerja ( labor intensive) dan memerlukan pengendalian yang serius  dibandingkan dengan industri lainnya.  Produk dari industri hospitality sangat berbeda dengan produk manufaktur.  Produk hospitality sifatnya tidak tahan lama (perishable) dan tidak dapat disimpan kembali ke gudang jika tidak laku dijual.
Kamar hotel salah satu contoh, produk hospitality industri yang perishable.  Persediaan kamar hotel yang tersedia untuk dijual dihitung secara harian.  Jika kamar hotel tidak terjual pada hari itu, maka pendapatan (revenue) akan hilang untuk hari tersebut.  Kamar yang tidak terjual tersebut tidak dapat disimpan  atau diakumulasikan sebagai tambahan persediaan hari berikutnya.
Demikian juga dengan produk makanan, setiap makanan yang dibuat di dapur jika tidak laku pada hari itu maka tidak akan dapat disimpan untuk djual pada hari berikutnya.  Manajemen perlu mengevaluasi  kegiatan usahanya setiap hari, karena 3 faktor, yaitu: sifat produknya yang tak dapat disimpan kembali sebagai persediaan, Item persediaan bahan baku yang tidak tahan lama, dan membutuhkan  banyak tenaga kerja.
Produksi yang dilakukukan tiap hari memerlukan biaya, jika produk tersebut tidak terjual pada hari itu maka biaya akan terbuang percuma.  Biaya yang tidak tertutup dengan pendapatan maka dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

Pengertian Pengendalian Biaya
Pengendalian  merupakan  upaya memelihara ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan  agar tidak terjadi penyimpangan dalam operasional. Pengendalian terhadap Produk makanan, bertujuan agar produk tersebut sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan manajemen baik dari segi rasa, kualitas dan kuantitas. Pengendalian atas produk kamar, bertujuan agar kamar yang disiapkan untuk tamu memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh manajemen , baik dari segi kebersihan, maupun  kelengkapannya.  Supervisor (penyelia) dan para manajer merupakan  pejabat yang sangat berperan dalam pengedalian operasional setiap harinya.  Para manajer terlibat dalam kegiatan perencanaan, perintah dan koordinasi pada seluruh operasional.  Apabila, hal tersebut tidak dijalankan dalam operasional, maka operasional semua bagian/departemen tidak akan terkendali.  Semua berjalan dengan ukurannya masing- masing.  Manajer perlu melakukan pengawasan secara terus-menerus terhadap operasional hotel yang berfluktuasi dari waktu – ke waktu.  Pengawasan tidak dapat dilakukan hanya pada periode – periode tertentu saja.

Siklus Pengendalian Operasional
Pengendalian pada prinsipnya dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap sebagai berikut:
  1. Menetapkan Pengendalian atau Tujuan
Langkah pertama yaitu menetapkan suatu standar yang akan digunakan dalam pengendalian.  Standar yang ditetapkan hendaknya dapat diukur, misalnya: kualifikasi, jumlah, waktu , biaya dan sebagainya.  Pelaksana harus mengetahui sejauh mana  tugas  yang dikerjakan harus tercapai.  Sebaiknya semua standar harus dituliskan sebagai pedoman.  Sebagai contoh: Manual Prosedur, Standar Recipe, Standar Cost, Standard Purchase Specification, Budget, dsb.

2.   Menginformasikan Kepada Karyawan 
      Karyawan harus memperoleh informasi mengenai standar yang telah ditetapkan manajemen.  Bahkan, jika perlu mereka harus memperoleh pelatihan agar setiap pelaksanaan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Kesalahan dalam pelaksanaan kemungkinan banyak terjadi jika prosedur/standar yang telah ditetapkan jika tidak ada komunikasi atau sosialisasi kepada karyawan.

  1. Evaluasi Pelaksanaan
Evaluasi pelaksanaan suatu prosedur/ stndar harus dilaksanakan secara rutin , dan harus dipastikan bahwa setiap tugas telah dilaksanakan sesuai dengan standar.  Evaluasi perlu dilakukan secara konsisten, jika tida maka karyawan akan berfikir bahwa standar yang telah ditetapkan tidaklah penting.  Manajer atau penyelia harus secara rutin melakukan evaluasi  pelaksanaan oleh karyawan.

  1. Tanggapan dan Tindakan Perbaikan
Dalam pelaksanaan, karyawan perlu memperoleh tanggapan dari hasil pekerjaannya, baik atau jelek.  Seringkali manajemen memberikan tanggapan , hanya jika terjadi kesalahan saja.  Sebaliknya jika, hasilnya sudah baik, maka tidak diberikan tanggapan sama sekali.  Manajemen perlu memberikan tanggapan terhadap hasil kerja karyawan apakah itu benar/ sesuai dengan standar atau salah, sehingga karyawan benar-benar memahami mengenai standar yang dimaksud manajemen. Setiap hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar, langsung diberikan koreksi untuk perbaikan.  Hal tersebut merupakan proses komunikasi dua arah.


Apa Yang Harus Dikendalikan?

Suatu pertanyaan penting dalam operasional hotel, yaitu: Apa yang harus di kendalikan?’.  Sebagian besar biaya operasional hotel yaitu tenaga kerja, makanan dan minuman maka tiga biaya tersebut hal utama  yang harus di monitor oleh manajemen.  Manajemen harus mengupayakan agar ke tiga biaya tersebut tetap pada jalurnya atau standar yang telah ditetapkan.  Gabungan ke tiga biaya tersebut dapat kita jumpai dalam operasional Food Service atau Restautant.  Tanpa adanya suatu pengendalian pada biaya tersebut, akan menyebabkan  Restaurant kehilangan daya saingnya.  Pengendalian biaya perlu dilakukan pada keseluruhan proses mulai dari purchasing, storing, preparation dan service.  Produk harus dibeli sesuai dengan spesifikasi dan harga yang paling optimal.  Produk yang disimpan dalam gudang dalam jumlah minimum untuk mencegah terjadinya kerusakan maupun pencurian.  Manajemen selalu mengamati proses produksi, meminta pendapat para tamu dan mengevaluasi hal-hal yang menyimpang dari standar. Manajemen harus memberikan umpan balik terhadap kinerja karyawan baik atau buruk   secara konsisten.  Karyawan memerlukan umpan balik agar mereka mengetahui apakah hasil kerja mereka sesuai dengan standar atau tidak, sehingga kesalahan tidak akan terjadi lagi.
Sumber – sumber daya yang terkendali akan  membantu operasional perusahaan yang efektif.  Operasional dapat berjalan dengan baik, jika manajer mengontrol sendiri setiap kegiatan operasional. Jika manajer mampu mengendalikan operasi, maka mereka memiliki kesempatan untuk mengendalikan biaya – biaya lainnya. Manajer tidak dapat hanya menyuruh karyawan untuk menghitung dan menetapkan produk pada suatu biaya atau standar. Mengontrol biaya tidak hanya menghitung dan menetapkan produk tanpa adanya pengawasan langsung.  Mengontrol biaya juga terkait dengan persepsi yang dimiliki karyawan yang memungkinkan mereka untuk mengambil langkah-langkah diperlukan agar produk sesuai dengan standar. Ada beberapa alasan mengapa bisnis  mampu bertahan dalam kurun waktu yang lama, adalah karena mereka memenuhi kebutuhan dan mengoperasikan usaha bisnis yang sehat. 

 Bisnis dalam industri perhotelan adalah fungsi dari tiga kegiatan utama yang merupakan hasil dari operasi suatu usaha yang sehat.Tiga aktivitas utama yang dapat mempertahankan bisnis perhotelan adalah:
 1. Memenuhi kebutuhan/keinginan konsumen
2. Keunggulan kompetitif
3. Pengendalian  biaya
Memenuhi kebutuhan pelanggan, biaya yang kompetitif dan pengendalian biaya sangat penting untuk mempertahankan usaha. Semua fungsi manajemen penting dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan berlaku untuk industri perhotelan, tetapi tidak ada yang lebih penting daripada fungsi pengendalian. Pengendalian biaya sangat penting untuk industri perhotelan karena banyak usaha hotel dalam usahanya hanya menghasilkan keuntungan yang relatif kecil.

Sebaliknya, ada beberapa hal yang menyebabkan bisnis hospitality mengalami kegagalan, antara lain:

  1. Kekurangan Modal Kerja
  2. Manajer Yang Kurang Pengalaman
  3. Tidak Prosedur Pengendalian Usaha
  4. Persaingan
  5. Pencurian oleh karyawan
  6. Salah Lokasi
  7. Salah Konsep
  8. Tanpa Pengendalian Persediaan
  9. Pengelolaan Piutang Yang Buruk
  10. Pengambilan Dana Oleh Pemilik
  11. Sikap Yang Tidak Simpatik
  12. Tidak Memahami Tugas Jabatan
  13. Harapan Yang Tidak Realistis
  14. Kurang Perencanaan Usaha.

ReVIEW:
1. Mengapa pengendalian biaya begitu penting dalam Industri Hospitality?
2. Jelaskan lingkup pengendalian biaya dlm operasional hotel?
3.Apakah harga yang murah dapat digunakan sebagai keunggulan kompetitif?
4.Berikan gambaran  bagaimana pengambilan dana oleh pemilik dapat menyebabkan kegagalan usaha?
5.Apa yang dimaksud  harapan realistis yang mampu menunjang keberhasilan usaha?

di