PENERIMAAN BARANG
Bagian penerimaan barang (Receiving) merupakan
bagian yang menjalankan fungsi
pengendalian biaya pada saat barang dikirimkan ke hotel oleh supplier. Petugas Receiving
harus memiliki dokumen Standar
Spesifikasi untuk memastikan bahwa produk yang diterima dari segi kualitas,
jenis, bentuk, ukuran telah benar. Mereka
juga harus mempunyai copy Surat Pesanan (Purchase Order) untuk membandingkan kuantitas,
kualitas, dan harga yang telah disepakati.
Petugas receiving berhak untuk menolak barang
yang dikirim supplier, jika tidak sesuai dengan surat pesanan (purchase order)
atau spesifikasi yang disyaratkan
(standard purchase specification). Produk atau barang yang
diterima bagian receiving akan menentukan pengendalian biaya (cost)
selanjutnya.
TATA LETAK AREA PENERIMAAN BARANG
Tata letak dari area
bagian penerimaan barang harus dirancang untuk memudahkan pengawasan, keamanan,
kemudahan akses ke gudang dan mencegah kerusakan produk. Petugas bagian penerimaan
diharapkan dapat secara leluasa untuk memeriksa barang, sebelum mereka menerima
dan menandatangani surat penerimaan barang. Kamera pemantau
atau CCTV sangat berguna untuk merekam setiap kejadian di area penerimaan barang, karena area yang
luas sangat berisiko terjadinya pencurian
dan menjaga keamanan produk.
PELATIHAN PETUGAS PENERIMAAN
Manajemen perlu menyadari bahwa pelatihan penerimaan
barang bagi crew receiving sangatlah penting, meskipun biaya pelatihan tersebut
banyak biayanya. Dalam
operasional hotel, pada umumnya sekitar 40% dari pendapatan akan digunakan kembali
ke dalam bentuk pembelian persediaan dan biaya langsung lainnya. Jika petugas penerimaan tidak terlatih, maka supplier dapat memanfaatkan
ketidaktahuan tersebut. Semua personil hotel harus mampu
untuk melindungi kepentingan hotel. Jenis
produk seperti udang misalnya dapat digunakan untuk berbagai variasi menu dan secara substansial
dapat mempengaruhi harga.
PERALATAN BAGIAN PENERIMAAN
Petugas Receiving harus mempunyai peralatan yang lengkap untuk memperlancar pekerjaan dan dan barang yang diterima dapat segera disimpan ke gudang. Karena harus menerima dan memeriksa produk secepatnya, maka semua peralatan harus tersedia di bagian Receiving. Tidaklah efisien jika petugas bagian receiving harus meminjam pisau ke dapur untuk mengupas buah dalam rangka pemeriksaan. Bagian Receiving paling tidak harus memiliki peralatan sebagai berikut : termometer, timbangan, penggaris, pisau dan gunting.
Formulir
Kosong Untuk Laporan Penerimaan Barang
Manajemen dapat menggunakan formulir kosong
untuk pelaporan penerimaan barang.
Formulir kosong yang dimaksud disini yaitu petigas harus mengisi hal
yang berkaitan dengan barang yang diterima , bukan sekedar checking atau
memeriksa kebenaran data. Formulir
kosong merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa petugas receiving telah menghitung
atau menimbang produk. Dengan menggunakan formulir kosong maka petugas receiving harus mengisi jumlah barang yang diterima,
waktu, harga dan mengevaluasi kondisi produk yang diterima.
Gambar . 7.1. Fomulir
Kosong Laporan Penerimaan Barang
Supplier : Date :
Salesperson:
Delivery Date :
|
|||
Quantity
|
Item Description
|
Unit Price
|
Comments
|
Receiving Clerk:
|
|||
Formulir dan Dokumen
Setelah kiriman barang datang, semua dokumen yang
diperlukan harus diperiksa ulang untuk mengetahui jika terjadi perbedaan harga,
kuantitas, atau kualitas. pengiriman ternyata berbeda dari pemesanan pembelian,maka hal
tersebut perlu di periksa kebenarannya. Formulir dan dokumen yang di gunakan
petugas dalam proses penerimaan yaitu:
·
Spesifikasi Standar Pembelian
·
Purchase
Order
·
Faktur
Pengiriman
·
Memo
Kredit
·
Laporan
Penerimaan
·
Tag
Prosedur Untuk Penanganan Memo Kredit
Apabila terdapat penolakan terhadap barang yang
dikirim oleh supplier, petugas receiving harus secepatnya minta pengantar (driver)
untuk menandatangani memo kredit. Penanganan yang tepat dari memo kredit
sangat penting untuk mencegah kesalahan pencatatan dan pembayaran. Kredit memo dibuat
dalam keadaan berikut:
o
Pengiriman
produk yang salah
o
Produk
tercatat pada Faktur, namun tidak terkirim
o
Seluruh
Produk yang dipesan tidak dikirim
o
Penolakan
beberapa barang yang dikirim
Semua kondisi di atas harus dibuatkan Memo Kredit, jangan biarkan supplier/vendor mengatakan bahwa mereka akan membawa pesanan produk pada pengiriman berikutnya atau pergi tanpa menandatangani memo kredit.
Meneliti Kualitas Produk
Produk yang diterima dari supplier harus
diperiksa secara teliti. Kondisi
kelembaban merupakan masalah yang paling umum pada buah, produk ini sangat berisiko menjadi sangat
matang dan busuk. Telur juga harus
diperlakukan secara hati-hati saat meletakkan kotaknya, karena berisiko telur
bagian bawah menjadi rusak. Demikian pula
pada kotak buah-buahan , harus diletakkan secara perlahan, karena produk
seperti pisang, pir dan apel mudah menjadi memar. Produk segar seperti buah dan
sayuran harus dijaga kesegarannya sehingga perlu pennganan cepat dan hati-hati.
Waktu Pengiriman
pengiriman harus dijadwalkan untuk waktu yang
nyaman untuk operasi. Hal ini mencegah pengiriman pada saat petugas sibuk dengan tugas lainnya. Pastikan waktu untuk
pengiriman dan juga pastikan bahwa fasilitas penyimpanan siap. Dengan demikian, kemungkinan kerusakan dan pencurian
produk dapat dikurangi.
Profesionalisme dalam proses penerimaan dapat membantu manajemen dalam menjaga pengeluaran tahap demi tahap dan memastikan bahwa pengeluaran untuk barang – barang kebutuhan operasional, dikelola secara maksimal. Petugas receiving harus berpengetahuan, setia, dan profesional untuk melindungi kepentingan perusahaan.
