FUNGSI PEMBELIAN
Dalam
rangka pengendalian biaya, pembelian yang dilakukan perusahaan harus mempertimbangkan perbedaan antara pembelian komersial dan
pembelian konsumen perseorangan. Sebagian
besar usaha kecil sering tidak memeperhatikan masalah tersebut dalam transaksi
pembelian. Pembelian pada perhotelan kebanyakan dalam
volume besar dan sangat spesial. Pembeli komersial seperti perhotelan mempunyai
posisi tawar lebih besar dibandingkan pelanggan perseorangan, sehingga memungkinkan
untuk memperoleh harga yang lebih murah.
PENTINGNYA FUNGSI PEMBELIAN
Manajer hotel perlu memahami pentingnya mengendalikan fungsi pembelian. Pengendalian biaya melalui fungsi pembelian akan membantu manajemen dalam mencapai keuntungan yang diharapkan. Jika manajemen membuat anggaran pencapaian laba sekitar 5% dari penjualan, maka untuk memperoleh laba bersih Rp. 5.000.000,- di perlukan penjualan sebesar Rp. 100.000.000,- . Jika manajemen menginginkan laba sebesar Rp.10.000.000,- maka diobutuhkan penjualan sebesar Rp.200.000.000,- . Mencapai penjualan sebesar itu bukan pekerjaan yang mudah bagi manajemen. Laba atau keuntungan yang tinggi tentu akan lebih mudah dicapai dengan melakukan penghematan dan pengendalian fungsi pembelian.
PENGENDALIAN ATAS FUNGSI
PEMBELIAN
Untuk mengendalikan fungsi pembelian, Langkah
pertama yang harus diambil manajemen yaitu mendata atau mengidentifikasi item ( bahan makanan, minuman, supplies) yang
dibutuhkan dalam operasional. Perbedaan
dan perubahan yang terjadi pada harga produk yang dibeli dapat menyebabkan
perubahan yang signifikan dalam biaya. Seorang
manajer harus memastikan spesifikasi tertentu untuk produk yang dipesan secara
terus menerus, hal ini meliputi: Kualitas, Kuantitas, Waktu dan Harga.
SPESIFIKASI PADA KUALITAS
Operasional hanya
membeli produk di tingkat kualitas yang memenuhi spesifikasi menu. Pembelian produk
dengan kualitas di atas kebutuhan
yang diperlukan untuk suatu menu
merupakan pemborosan. Membuat Hamburger patties yang terbuat dari potongan
daging utama hanya akan membuat
kenyal (alot) dan biaya produksi tinggi. Sehingga, bukan berarti karena harga bahan
makanan lebih mahal menghasilkan produk akhir
dengan kualitas yang lebih baik. Daging dari Sapi yang lebih tua yang biasanya dijual
dengan harga yang lebih murah, akan tetapi lebih berkualitas untuk meningkatkan rasa sup
dan kaldu. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan ketika menulis
spesifikasi untuk kualitas, yaitu:
Umur
Tingkat Kematangan
Tingkat Kematangan
Ukuran
Merek
Daerah Asal
Merek
Daerah Asal
Manajemen perlu menginformasikan
pada supplier warna apa yang menjadi faktor penting untuk produk. Kunci dari suatu kualitas yaitu kesesuaian antara bahan dengan kebutuhan menu. Jika bahan makanan salah
dalam penggunaannya , maka akan menghasilkan
produk yang tidak berkualitas atau di bawah standar . Banyak manajer yang
bertanggung jawab terhadap produksi makanan tidak menyadari kerumitan pembelian
jenis bahan makanan untuk produk/menu tertentu.
SPESIFIKASI PADA KUANTITAS
Sama seperti halnya
kualitas, harus ada keseimbangan
antara jumlah yang dibutuhkan dengan jumlah yang
dibeli. Kedaan yang ideal yaitu persediaan
selalu siap untuk memenuhi penjualan.
Sehingga, kuantitas
harus tersedia dan tidak pernah
terjadi kehabisan persediaan (stock out).
Penawaran dengan harga murah bukan
berarti penawaran yang baik untuk diterima.
SPESIFIKASI PADA HARGA DAN WAKTU
Spesifikasi waktu dan harga yang sama sama
pentingnya dengan kualitas dan kuantitas. Perbedaan kualitas, kuantitas dan waktu pada produk yang dibeli dapat berbeda pula dalam harga.
Spesifikasi tepat waktu mencakup tiga
aspek:
- Manajemen memesan produk pada saat dibutuhkan, bukan mengikuti
penawaran dari vendor.
- Vendor harus mempunyai persediaan produk pada saat dilakukan pesanan oleh manajemen. Hal ini sangat penting untuk menghindarkan operasional kehabisan persediaan (stockout) atau terpaksa substitusi/mengganti produk.
- Vendor harus mensuplai produk tepat waktu.
STRATEGI PEMBELIAN
Manajemen harus membuat strategi
pembelian yang baik agar pengendalian biaya dapat dilakukan secara efektif. Strategi pembelian perlu melibatkan semua bagian yang
terlibat dalam pembelian untuk memahami apa yang diharapkan perusahaan dalam
transaksi pembelian. Hal ini untuk mencegah
pembelian yang berlebihan. Kebutuhan harus dihitung secara cermat agar biaya dapat dikendalikan dan mencegah sisa. Beberapa strategi yang dapat membantu
manajemen dalam mengendalikan biaya dalam melaksanakan fungsi pembelian sebagai berikut:
·
Memaksimalkan
Pembelian ( Maximizing Purchase)
·
Membandingkan
Supplier (Comparing Purveyors)
·
Membandingkan
Merek (Comparing Brand)
·
Membandingkan
Hasil ( Comparing Yield)
·
Menghemat dari Diskon
( Taking advantage of cost -
effective discount)
·
Membandingkan
Harga Unit dengan Paket ( Compare unit
pricing to package)
·
Pembelian
Dalam Jumlah Aman (Safe amount of Inventory)
·
Pembelian Produk Yang Menghemat Tenaga Kerja
·
Membandingkan
Tunai dan Kredit
·
Membaca
dan Memahami Kontrak
·
Lakukan
Pembelian Secara Rasional
SISTEM PEMBELIAN
Pembelian langsung ( Direct
Purchase)
Pembelian
langsung (direct purchase) merupakan pembelian yang langsung digunakan untuk
operasional ( misal, digunakan di Dapur)
tanpa disimpan lebih dahulu sebagai persediaan di gudang. Pembelian langsung untuk seluruh kebutuhan
operasional pada umumnya di terapkan untuk operasional skala kecil.
Pembelian Untuk Disimpan ( Store Purchase)
Pembelian untuk disimpan (Store purchase) merupakan pembelian yang disimpan terlebih dahulu di gudang sebelum digunakan. Pembelian ini dalam jumlah besar dan digunakan entuk memenuhi persediaan dari menu reguler.
METODE
PEMBELIAN
Pengendalian
biaya selama proses pembelian merupakan
hal penting untuk menjaga standar biaya secara
keseluruhan dan mengoptimumkan keuntungan. Terdapat beberapa metode pembelian
yang dapat dievaluasi oleh manajamen, yaitu:
Cost
Plus Buying
Bid
Buying
Stockless Purchase
Sytanding
Order
Co-Op Buying
One Stop Shopping