FUNGSI PEMBELIAN

Dalam rangka pengendalian biaya, pembelian yang dilakukan perusahaan harus mempertimbangkan perbedaan antara pembelian komersial dan pembelian konsumen perseorangan.  Sebagian besar usaha kecil sering tidak memeperhatikan masalah tersebut dalam transaksi pembelian.   Pembelian pada perhotelan kebanyakan dalam volume besar dan sangat spesial. Pembeli komersial seperti perhotelan mempunyai posisi  tawar lebih besar dibandingkan  pelanggan perseorangan, sehingga memungkinkan untuk memperoleh harga yang lebih murah.


PENTINGNYA FUNGSI PEMBELIAN
 
Manajer hotel perlu memahami pentingnya mengendalikan fungsi pembelian.  Pengendalian biaya melalui fungsi pembelian akan membantu manajemen dalam mencapai keuntungan yang diharapkan.  Jika  manajemen  membuat anggaran  pencapaian laba sekitar 5% dari penjualan,  maka untuk  memperoleh laba bersih Rp. 5.000.000,- di perlukan penjualan  sebesar Rp. 100.000.000,- .  Jika manajemen menginginkan laba sebesar Rp.10.000.000,- maka diobutuhkan penjualan sebesar Rp.200.000.000,- .  Mencapai penjualan sebesar itu bukan pekerjaan yang mudah bagi manajemen.   Laba atau keuntungan yang tinggi tentu akan lebih mudah dicapai dengan melakukan penghematan dan pengendalian fungsi pembelian.

PENGENDALIAN ATAS FUNGSI PEMBELIAN
Untuk mengendalikan fungsi pembelian, Langkah pertama yang harus diambil manajemen yaitu mendata atau mengidentifikasi item  ( bahan makanan, minuman, supplies) yang dibutuhkan dalam operasional.  Perbedaan dan perubahan yang terjadi pada harga produk yang dibeli dapat menyebabkan perubahan yang signifikan dalam biaya. Seorang manajer harus memastikan spesifikasi tertentu untuk produk yang dipesan secara terus menerus, hal ini meliputi: Kualitas, Kuantitas, Waktu dan Harga.


SPESIFIKASI  PADA  KUALITAS

Operasional  hanya  membeli produk di tingkat kualitas yang memenuhi spesifikasi menu.  Pembelian  produk  dengan kualitas di atas  kebutuhan yang diperlukan  untuk suatu menu merupakan pemborosan.  Membuat Hamburger patties yang  terbuat dari potongan daging utama hanya akan membuat kenyal (alot)   dan biaya produksi  tinggi.   Sehingga, bukan berarti karena harga bahan makanan lebih mahal menghasilkan produk akhir dengan kualitas yang lebih baik. Daging dari  Sapi yang lebih tua yang biasanya dijual dengan harga yang lebih murah, akan tetapi lebih berkualitas untuk meningkatkan rasa sup dan kaldu. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan ketika menulis spesifikasi untuk kualitas, yaitu:
Warna
 Bentuk
 Umur
 Tingkat Kematangan
 Ukuran
 Merek
 Daerah Asal

Manajemen perlu menginformasikan pada supplier warna apa yang menjadi faktor penting untuk produk.   Kunci dari suatu kualitas yaitu  kesesuaian antara bahan  dengan kebutuhan menu.  Jika bahan makanan salah dalam penggunaannya , maka akan menghasilkan  produk yang tidak berkualitas atau di bawah standar . Banyak manajer yang bertanggung jawab terhadap produksi makanan tidak menyadari kerumitan pembelian jenis bahan makanan untuk produk/menu tertentu. 
 
SPESIFIKASI PADA KUANTITAS
Sama seperti halnya kualitas,  harus ada keseimbangan  antara  jumlah yang dibutuhkan dengan jumlah yang dibeli.  Kedaan yang ideal yaitu persediaan  selalu siap untuk memenuhi penjualan.   Sehingga, kuantitas harus tersedia dan tidak pernah terjadi  kehabisan persediaan (stock out). Penawaran dengan harga murah bukan  berarti penawaran yang baik untuk diterima. 

SPESIFIKASI PADA HARGA DAN  WAKTU
Spesifikasi waktu dan harga yang sama sama pentingnya dengan kualitas dan kuantitas. Perbedaan  kualitas, kuantitas dan waktu pada  produk yang dibeli dapat berbeda pula dalam harga.  Spesifikasi tepat waktu mencakup tiga aspek:
  1. Manajemen memesan produk  pada saat dibutuhkan, bukan mengikuti penawaran dari vendor.
  2. Vendor harus mempunyai persediaan produk pada saat dilakukan pesanan oleh manajemen.  Hal ini sangat penting untuk menghindarkan operasional kehabisan persediaan (stockout)  atau terpaksa substitusi/mengganti produk.
  3. Vendor harus mensuplai produk  tepat waktu.

STRATEGI PEMBELIAN

Manajemen harus membuat strategi pembelian yang baik agar pengendalian biaya dapat dilakukan secara efektif. Strategi pembelian perlu melibatkan semua bagian yang terlibat dalam pembelian untuk memahami apa yang diharapkan perusahaan dalam transaksi pembelian.   Hal ini untuk mencegah pembelian yang berlebihan. Kebutuhan harus dihitung secara cermat agar  biaya dapat dikendalikan dan mencegah sisa.   Beberapa strategi yang dapat membantu manajemen dalam mengendalikan biaya dalam melaksanakan  fungsi pembelian sebagai berikut:
·         Memaksimalkan Pembelian ( Maximizing Purchase)
·         Membandingkan Supplier (Comparing Purveyors)
·         Membandingkan Merek (Comparing Brand)
·         Membandingkan Hasil ( Comparing Yield)
·         Menghemat dari Diskon   ( Taking advantage of cost - effective discount)
·         Membandingkan Harga Unit dengan  Paket ( Compare unit pricing to package)
·         Pembelian Dalam Jumlah Aman (Safe amount of Inventory)
·         Pembelian Produk Yang Menghemat Tenaga Kerja
·         Membandingkan Tunai dan  Kredit
·         Membaca dan Memahami Kontrak
·         Lakukan Pembelian Secara Rasional

SISTEM PEMBELIAN

Pembelian langsung ( Direct Purchase)
Pembelian langsung (direct purchase) merupakan pembelian yang langsung digunakan untuk operasional ( misal, digunakan di Dapur)  tanpa disimpan lebih dahulu sebagai persediaan di gudang.  Pembelian langsung untuk seluruh kebutuhan operasional pada umumnya di terapkan untuk operasional skala kecil. 

Pembelian Untuk Disimpan ( Store Purchase)
Pembelian untuk disimpan (Store purchase) merupakan pembelian yang disimpan terlebih dahulu di gudang sebelum digunakan.  Pembelian ini dalam jumlah besar dan digunakan entuk memenuhi persediaan dari menu reguler.

METODE  PEMBELIAN

Pengendalian biaya selama  proses pembelian merupakan hal penting untuk menjaga standar  biaya secara keseluruhan dan mengoptimumkan keuntungan. Terdapat beberapa metode pembelian yang dapat dievaluasi oleh manajamen, yaitu:
 Cost Plus Buying
 Bid Buying
 Stockless Purchase
 Sytanding Order
 Co-Op Buying
 One  Stop Shopping