Penetapan Standar


PENETAPAN STANDAR
Klik! BacaSOP_hotel1
Klik!BacaSOP_hotel2
Klik!BacaHotel_Tutorial1
Klik!BacaHotel_Tutorial2

Standar adalah model atau metode yang berfungsi sebagai dasar untuk perbandingan. Tujuan menentukan standar yaitu untuk mengontrol dan mengukur efisiensi dan efektivitas produksi keseluruhan organisasi.  Penetapan standar dalam industri perhotelan dapat meliputi penyusunan anggaran dengan menentukan jumlah pendapatan penjualan dan biaya dan laba yang ingin dicapai. Biaya  yang dianggarkan seperti makanan, minuman, dan tenaga kerja. Namun, tidak hanya anggaran saja yang disusun manajemen sebagai standar.  Standar dapat berupa prosedur menyiapkan kamar,  standar perlengkapan kamar, standar resep, standar spesifikasi pembelian dan sebagainya.    Tujuan dari standar yaitu agar  karyawan dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan harapan manajemen dan  memungkinkan  untuk evaluasi kinerja karyawan.
Karyawan tidak dapat  dibiarkan untuk meningkatkan penjualan atau mengurangi biaya tanpa petunjuk spesifik tentang apa yang harus dilakukan dan  harus dicapai. Dalam semua jenis usaha, terutama perhotelan, standar harus ditentukan agar manajemen dapat mengendalikan biaya dengan baik. Tanpa adanya standar yang ditetapkan manajemen, maka operasional akan berjalan menurut ukuran masing-masing karyawan.

PEDOMAN UNTUK STANDAR
Standar harus dibuat untuk semua area operasi, baik pada operasional kamar, operasional makanan dan minuman, sampai operasional bagian tehnik. Ini berarti standar harus diatur agar semua pusat pendapatan (revenue center) dan pusat pendukung (support center). Agar efektif, standar harus sesuai dengan empat pedoman berikut:

     1.  Standar harus dapat diukur.- measurability
     2.Jika standar tidak dapat dicapai,maka harus dievaluasi             ulang-attainability
  3.Jika standar tercapai, manajemen harus dapat  menentukan untuk pengembangan-improvement
     4. Karyawan harus menerima umpan balik  agar bekerja secara efisien.-feed back

STANDAR YANG RELEVAN
Standar yang ditetapkan harus mempertimbangkan antara hasil dan biaya (cost benefit ratio). Tidak akan ada manfaatnya apabila standar begitu baik, akan tetapi pembiayaannya sangat besar  dan tidak seimbang dengan keuntungan yang diperoleh. Manajemen harus memahami kondisi perusahaan dalam menetapkan standar.  Merupakan pemikiran yang ceroboh jika menentukan standar hanya sekedar mengikuti perusahaan lain sejenis. Dua hotel yang berbeda bisa saja identik dalam operasionalnya, tetapi bisa sangat berbeda dalam pembiayaan. Sebagai contoh, perbedaan yang dapat terjadi:
  1. Jika bangunan merupakan harta milik sendiri, maka biaya sewa bukan pengeluaran yang harus diperhitungkan.
  2. Karena lokasi dan ketersediaan tenaga kerja, biaya tenaga kerja dapat secara signifikan berbeda.
  3. Menu dapat sama untuk dua hotel yang berbeda tetapi karena demografi daerah tersebut, popularitas menu bisa benar-benar berbeda. Hal ini akan berpengaruh besar pada persentase biaya makanan.
  4. Bahan makanan musiman di wilayah geografis yang berbeda, akan sangat berpengaruh pada harga pokok makanan.
Tanpa pengaturan standar untuk setiap daerah yang berbeda, manajemen tidak akan tahu  alasan tidak terpenuhinya standar.

PENETAPAN  STANDAR UNTUK OPERASIONAL
MAKANAN DAN MINUMAN
Dalam industri perhotelan, makanan dan minuman, dan tenaga kerja dianggap biaya utama.  Pada umumnya hotel  menetapkan standar pasti dalam persentase untuk menentukan  biaya-biaya tersebut. Untuk menurunkan persentase biaya standar, tentu manajemen harus mempertimbangkan banyak faktor.   Penetapan standar harga pokok makanan ( food cost persentage),  yaitu dengan cara membagi harga pokok makanan dengan jumlah penjualan makanan.  Sebagai contoh, jika harga pokok Ayam Goreng  Rp. 15.000,- dan penjualan sebesar Rp.37.500,-, maka persentase harga pokok nya ( food cost percentage), dihitung:
Food Cost %
=
Food Cost
Food Sales



Food Cost %
=
Rp.15.000,-
Rp.40.000

=
40%


Cara yang sama digunakan untuk menghitung Harga Pokok Minuman (beverage cost).  Sebagai contoh, jika harga pokok pembuatan Cocktail  Rp. 2.500,- dan penjualan sebesar Rp10.000,-, maka pesentase harga pokok minuman sebesar:

Beverage Cost %
=
Beverage Cost
Beverage Sales



Beverage Cost %
=
Rp.2.500,-
Rp.10.000,-

=
25%

Teknik ini  dapat dikembangkan dengan membandingkan antara persentase yang terjadi dalam operasional dengan standar yang ditetapkan manajemen.  Ketika menetapkan standar untuk operasional makanan dan  minuman, manajemen  harus  menjalani delapan langkah  pada gambar 3.1 sebagai berikut:

Menetapkan Resep Standar
Resep Standar merupakan awal dari  konsistensi produk.   Merancang Resep  Satndar yang benar merupakan  hal yang  penting untuk kebijakan pengelolaan makanan dan minuman. Tanpa resep standar, manajemen akan kesulitan untuk mengendalikan biaya. Pada umumnya Resep Standar meliputi :
Ø  Nama Resep
Ø  Hasil
Ø  Bahan baku
Ø  Prosedur Pengolahan
Ø  Metode Pengolahan
Ø  Ukuran Porsi

Standar resep hasil kualitas yang konsisten dan kuantitas. Dengan Resep Standar meskipun berbeda juru masak, jika mereka menggunakan resep standar yang sama dan mengikuti petunjuk maka poduk yang dhasilkan juga akan sama. Demikian pula, baik porsi kecil maupun besar, dengan konversi resep maka kualitas produk tetap sama dan perhitungan biaya produksi juga proporsional.

 Standard Recipe Card
Standard Recipe Card

UDANG GORENG MENTEGA
Source: Coffee Shop
Chef   :
Month:January 2011

Prep. Pan      : Frying Pan
Serving Dish : Oval  Plate
Portion Size  : 300 gr
Number of Portion : 5
Cooking Time : 22 menit
Ingredients
Quantity
Preparation Method
Time
Equipment


Method Category: Fried/Stir Fry

Bersihkan udang dari kulitnya ( tinggalkan ekor dan kepala) cuci bersih dan belah memanjang.

Rajang halus bawang putih dan bombai , potong-potong daun bawang.

Lumuri udang dengan air lemon . kemudian bilas dan tiriskan.

Goreng udang dengan minyak, siram dengan Shaoxing Jiu, sampai kemerah-merahan, tiriskan.

Panaskan mentega, sautee bawang putih dan bawang Bombay sampai harum.
Masukkan udang & saus lainnya.
Aduk sampai mengental, terakhir masukkan daun bawang.
Aduk sebentar kemudian angkat dan sajikan


Tiger Prawn
1.250 gr


Air Perasan Lemon
3 btr


Bawang Putih
25 gr


Bawang Bombay
50 gr


Daun Bawang
50 gr
15 mnt





Shaoxing Jiu
10 ml


Oyster Sauce
25 ml


Saus Inggris
50 ml


Kecap asin
10 ml


Kecap manis
5 ml






Mentega
100 gr


Frying oil
20 ml








7 mnt



































Konversi untuk porsi kecil maupun porsi besar sangat diperlukan, untuk menjaga konsistensi produk.  Pada contoh diatas, satu resep menghasilkan 5 porsi, maka bila diperlukan 50  porsi, maka resep dikonversi dengan kelipatan 10 untuk seluruh bahan yang digunakan.  Apabila Standar Resep tidak ada dalam operasional , maka konversi akan sulit dilakukan.  Karyawan  terkadang akan menyediakan lebih banyak porsi dari yang seharusnya, dan memungkinkan terjadi sisa makanan (leftover).  Karyawan akan perpendapat lebih banyak lebih baik, daripada kekurangan dan kerja dua kali, akan tetapi hal tersebut sangat merugikan perusahaan.    

Menetapkan Porsi Penyajian  dan Biaya
Porsi Penyajian (servabe portion) dan  harga pokok (cost) harus dtetapkan untuk menentukan harga pokok actual (actual cost). Harga bahan makanan  saat pembelian (As Puchased - AP) yang merupakan jumlah kotor dari bahan makanan  dan bahan makanan  Porsi siap digunakan  (Usable Portion - UP) yang merupakan jumlah bahan siap olah , merupakan hal yang berbeda dan perlu diperhatikan dalam menetapkan harga pokok makanan.
Untuk menentukan porsi untuk diolah dan biaya bahan,  perlu dilakukan tes hasil (yield test) sehingga dapat diketahui berapa bagan dari bahan makanan yang dapat digunakan atau diolah.  Misalnya, dari selada yang tersedia 1kg Selada, sekitar 10%  atau 1 ons tidak dapat digunakan untuk produksi. Jadi, jika 1 kg Selada  diperlukan untuk produksi sesuai resep, maka diperlukan  sekitar 1,1 kg  ( = 1 kg/0,9)  Selada untuk diambil dari gudang atau dibeli.   Dalam operasional test hasil (yied test) sebaiknya dicatat dalam table  dan digunakan sebagai pedoman. hasil , seperti pada gambar table 3.3.  
Perhitungan yield test akan lebih penting  lagi bagi bahan makanan yang mahal harganya seperti daging.  Jumlah yield test sangat tergantung pada kualitas bahan maupun ketrampilan karyawan dalam mengolah, namun  demikian manajemen harus berusaha untuk  menyajikan produk dengan perhitungan AP dan UP.    

Menentukan berbagai Biaya Yang Dapat  Diterima
Setelah AP dan UP yang ditentukan, manajemen memiliki berbagai faktor biaya untuk produk pada suatu resep. Sebuah resep standar  harus ditetapkan  berapa jumlah harga pokok  yang dapat disetujui.    Untuk berbagai macam menu (misalkan menu buffet) , manajemen perlu menetapkan berapa Persentase harga pokok (Food Cost Percentage) yang disetujui. 
 
      Analisa Tes Hasil Bahan (yield test)
Sayuran
%   terbuang
Faktor Perkalian *)
Jumlah Kotor yang diperlukan untuk setiap 1 Kg bahan siap olah
Kubis
20%
1,25
1, 25   Kg
Wortel
20%
1,25
1,25   Kg
Timun
3%
1,05
1,05   Kg
Selada
5%
1,05
1,05   Kg
Bayam
28%
1,40
1,40   Kg
Bawang
13%
1,15
1,15   Kg
Bawang Bombay
10%
1,10
1,10   Kg
Kentang
20%
1,25
1,25   Kg
Tomat
10%
1,10
1,10   Kg
Pembulatan  ke 0,05 Kg atau 0,5 Ons


Menentukan Karyawan  dan Biaya 
Sisi lain yang harus dipertimbangkan ketika manajemen mentukan  standar untuk operasional yaitu Biaya Tenaga Kerja. Resep Standar dapat digunakan manajemen  untuk memperkirakan biaya tenaga kerja. Resep Standar memungkinkan manajemen untuk menggunakan karyawan (cook) yang tanpa persyaratan keterampilan tinggi  tanpa harus terjadi penurunan kualitas masakan.  Karyawan dengan kualifikasi ini lebih mudah dicari, jika tingkat keluar – masuk karyawan cukup tinggi.   Sebaliknya, dengan Resep Standar yang dibuat, apakah karyawan yang diperlukan harus berkualifikasi keterampilan tinggi atau khusus untuk menyiapkan  menu tersebut.  Karyawan yang mempunyai ketrampilan tinggi tentu biayanya akan lebih tinggi dibandingkan karyawan dengan tingkat ketrampilan rendah. Demikian pula apakah karyawan (cook) diberikan tugas lengkap mulai persiapan hingga mengolah masakan , atau harus didampingi pembantu (cook helper) dalam operasional.  Hal ini perlu dipertimbangkan manajemen terkait dengan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi menu.

Pengendalian Mutu- Quality Control
Standar harus dirancang untuk menghasilkan produk dan pelayanan yang berkualitas  kepada semua tamu. Jika standard yang ditetapkan hanya berorientasi pada keuntungan saja, bisa jadi akan menghasilkan produk dan pelayanan yang berkualitas rendah.   Fokus kepada tamu merupakan salah satu pondasi bagi manajemen kualitas total (TQM). Bisnis dijalankan karena manajemen mengharapkan memperoleh keuntungan, namun tujuan utama dari usaha yaitu bagaimana perusahaan tetap bertahan hidup, sehingga dapat menghasilkan keuntungan.  Kualitas produk dan layanan merupakan hal yang utama yang menyebabkan perusahaan memperoleh keuntungan yang lebih besar. Secara mudah, kualitas produk dan pelayanan harus diletakan di depan, daripada keuntungan.

Mengatur Jumlah Ideal Produk Menu
Mencatumkan banyak produk makanan dalam  menu dapat berisiko manajemen kehilangan harapan.  Terlalu banyak item menu, memungkinkan bertambah pula risiko  bahan makanan rusak, tersisa dan hilang.  Bukan hanya risiko itu saja, namun dapat juga menyebabkan  penurunan kualitas.   Penurunan kualitas akan berakibat pada penjualan dan kondisi keuangan.    Ketika harus memutuskan berapa banyak menu, manajemen harus mempertimbangkan keselarasan atau kesimbangan citarasa antar menu yang berbeda.  Manajemen perlu juga mempertimbangkan penjualan campuran (sales mix) beberapa menu yang memberikan keuntungan dan penjualan yang tinggi.

Ketersediaan  Bahan
Sebuah restaurant/hotel harus memiliki peralatan dan tenaga kerja yang terampil  untuk mengembangkan produk. Apabila, tidak tersedia peralatan atau tenaga, maka  menu tertentu yang ditetapkan tidak dapat dibuat karena sumber daya yang terbatas. Jika peralatan yang tersedia hanya dapat menghasilkan jumlah tertentu, maka produksi hanya bisa berharap untuk menghasilkan jumlah tertentu saja.

Menetapkan Harga
Setelah standar telah ditentukan,  selanjutnya harga produk dapat ditentukan. Resep standar produk makanan dan minuman , dibuat untuk efisiensi dan konsistensi. Dengan resep standar dapat diperhitungkan  biaya yang dikeluarkan untuk membuat produk.  Ada beberapa mertode yang dapat digunakan untuk menetapkan harga, yang akan dibahas pada bab selanjutnya.


MENETAPKAN STANDAR TENAGA KERJA
Menentukan jumlah tenaga yang digunakan untuk memberikan layanan atau menyiapkan produk akan menunjang penetapan harga secara tepat.  Standar kerja harus diatur pada bidang layanan  dan produksi.  Tamu  bisa mengeluh (complain)  jika pesanan makanan sangat lama disajikan.  Tamu akan cemas jika layanan kamar (room service)  memerlukan waktu yang sangat lama. Travelers biasanya lelah dan menginginkan pelayanan yang sesegera mungkin. Standar yang ditetapkan perlu dicantumkan mengenai waktu minimum dan maksimum yang diperlukan untuk produksi dan layanan.  Standar waktu dapar diperkirakan  dengan studi gerak dan waktu (time motion study).   Studi gerak dan waktu merupakan salah satu metode  yang digunakan untuk menetapkan standar tersebut.

STANDAR PERALATAN  DAN PERLENGKAPAN
Peralatan standar yang tepat guna dapat meningkatkan penampilan menu dan memungkinkan karyawan untuk mencapai  standar lainnya. Standar harus ditetapkan pada peralatan yang digunakan untuk memasak dan penyajian menu. Standarisasi peralatan tidak hanya  terbatas pada peralatan produksi saja  seperti oven, pendingin dan freezer, namun juga meliputi benda yang lebih kecil seperti peralatan untuk pelayanan seperti : keramik, gelas dan perangkat makan lainnya (cutleries) . Peralatan tersebut meskipun kecil namun sangat penting, sehingga perlu dipertimbangkan pula mengenai warna, disain, bentuk, ukuran   dan warna  sehingga sesuai dengan  menu dan menarik dilihat.  Selain itu, peralatan satndar akan memudahlan dalam permorsian yang tepat.    Jika salah jenis gelas yang digunakan  dalam serving, maka akan mengurangi selera tamu terhadap rasa minuman.  Harga pokok minuman  (beverage cost)  kemungkinan akan meningkat karena mixer yang digunakan hanya menggunakan gelas.  Agar operasional  dapat dijalankan  secara efektif dan efisien , maka manajemen perlu menetapkan standar bagi peralatan yang digunakan. 

di